Электронная почта - правила современного этикета деловой email-переписки

На сегодняшний день электронная почта – это не только средство общения и передачи информации, но также способ ведения бизнеса. С помощью электронной почты можно договориться о встрече, отправить необходимые документы, предложить сотрудничество и так далее. Однако чем больше функций выполняет электронная почта, тем больше появляется правил её использования.

Основные правила деловой переписки:

1. Приветствие и обращение

Современный деловой этикет не допускает отсутствия приветствия. Это может расцениваться как неуважение к собеседнику. Поэтому любое сообщение всегда необходимо начать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, то можно назвать получателя письма по имени, а если нет, то обязательно по имени и отчеству. Обращаться к человеку рекомендуется строго на «Вы», фамильярность же нужно оставить для друзей и родственников.

2. История

В самом начале процесса ответа на полученное ранее письмо, необходимо использовать кнопку «ответить». После чего откроется новое письмо, но повторяющее ниже содержание предыдущего. Это нужно для того, чтобы все участники деловой переписки в любой момент могли вспомнить то, о чем шла речь до этого.

3. Быстрый ответ

Чем раньше будет отправлен ответ на полученное письмо, тем лучше. В идеале – в течение нескольких часов. Уместно также ответить и в течение суток. Однако слишком долгий ответ может негативно сказаться на репутации получателя письма.

4. Тема

Также крайне важно при отправлении письма указать его тему. Это не только может помочь получателю быстро найти данное письмо в нужный момент, но и может заинтересовать его в дальнейшем сотрудничестве с отправителем.

5. Конкретика

Писать сообщение необходимо, указывая конкретную информацию. Не следует заставлять собеседника догадываться о том, что имелось в виду. Если проблемы слишком неочевидны, следует добавить больше деталей: результат, цель, достижение. Однако без лишней информации! Время – очень ценный ресурс.

6. Краткость

Предыдущий пункт совсем не означает, что нужно опускаться до мельчайших подробностей. Описывая, например, проблему и затруднения, которые за ней последовали, не стоит пускаться в рассказ о жизни, юности или планах на будущее. Идеальное письмо должно поместиться на один «экран», без прокрутки, или же на один лист формата А4.

7. Благодарность

В завершении текста сообщения по правилам современного делового этикета всегда необходимо благодарить собеседника за внимание или уделенное им время.

Ключевые ошибки в деловой переписке:

1. Злоупотребление знаками препинания

Даже не смотря на возможное эмоциональное состояние отправителя сообщения в момент его написания, использование большого количества восклицательных или вопросительных знаков – недопустимо. Вполне достаточно одного. То же самое относится к многоточию.

2. Разные шрифты и размеры букв

Современные программы-редакторы текста или сервисы для электронного общения позволяют использовать огромное множество шрифтов, размеров и цветов букв. Однако в деловой переписке употребление в одном письме более одного шрифта или слов разного цвета недопустимо. То же самое касается и заглавных букв. Печатать весь текст, отдельные его слова или тему сообщения большими буквами считается дурным тоном.

3. Смайлы и эмодзи(жи)

Деловое письмо ни в коем случае не стоит сопровождать «милыми» картинками, смайликами и так далее. А чтобы донести эмоции до получателя сообщения, если это необходимо, лучше всё-таки использовать лексику.

Таким образом, учитывая все правила делового этикета, при составлении электронного письма необходимо быть вежливым, внимательным, грамотным и благодарным, а также кратко, точно и однозначно излагать свои мысли.