Преимущества и недостатки электронной почты для связи в компании

Электронная почта по-прежнему является одним из наиболее широко используемых средств коммуникации на рабочем месте сегодня. Тем не менее, хотя электронная почта по-прежнему является средой для многих людей, компании обнаруживают, что ее недостатки превосходят ее преимущества, если они не предпринимают шагов для улучшения связи по электронной почте.

Преимущества электронной почты для внутренних коммуникаций

1. Электронная почта – это бесплатный инструмент. После того, как вы подключены к интернету, вам больше не придется тратить деньги на отправку и получение сообщений.

2. Скорость передачи сообщений. После того, как вы закончили составление сообщения, отправить его так же просто, как нажать кнопку. Электронная почта, особенно если система электронной почты интегрирована в сеть, отправляется, доставляется и читается практически сразу.

3. Электронная почта проста в использовании. Как только ваша учетная запись настроена, составлять, отправлять и получать сообщения очень просто. Кроме того, электронная почта обеспечивает легкий и быстрый доступ к информации и контактам.

4. Сообщения, которые были отправлены и получены, могут храниться и просматриваться безопасно и легко. Намного легче просматривать старые сообщения электронной почты, чем старые заметки, написанные на бумаге.

5. Электронная почта доступна из любой точки мира, если у вас есть подключение к интернету. Независимо от того, находитесь ли вы в офисе или в поле, или даже за границей, вы можете получить доступ к почтовому ящику и просматривать свои сообщения.

6. Вы можете не только сократить расходы на бумагу, но и уменьшить ущерб, наносимый использованием бумаги окружающей среде.

7. Электронная почта позволяет массово отправлять сообщения. Эффективный носитель, который можно использовать для доставки вашего сообщения, вы можете отправить одно конкретное сообщение сразу нескольким получателям.

8. Электронная почта обеспечивает мгновенный доступ к информации и файлам. Вы можете отправлять себе файлы и хранить сообщения, чтобы у вас была цепочка разговоров и взаимодействий, которые вы ведете онлайн, на случай, если они вам понадобятся в будущем.

С другой стороны, хотя электронная почта, безусловно, имеет свои преимущества, она также может иметь недостатки, особенно если на рабочем месте отсутствует система оповещения по электронной почте.

Недостатки электронной почты для внутренних коммуникаций

1. Электронная почта может потенциально вызвать информационную перегрузку. Некоторые сообщения могут быть отклонены или оставлены непрочитанными, особенно если поступает много сообщений, и сеть не интегрировала какую-либо систему оповещения по электронной почте в компьютеры на работе.

2. Электронной почте не хватает личного контакта. Некоторые вещи лучше отправлять в бумажном варианте.

3. Работа с каждым письмом может помешать работе, так как требует времени. Это нарушение уменьшается за счет использования системы оповещения по электронной почте.

4. Электронная почта не может быть проигнорирована в течение длительного времени. Дело в том, что электронная почта нуждается в постоянном обслуживании. Если вы проигнорируете это, все больше и больше сообщений будут поступать в ваш почтовый ящик, пока не дойдут до того, что ваш почтовый ящик больше не будет управляемым.

5. Электронная почта может вызвать недопонимание. Поскольку электронная почта не включает невербальное общение, получатели могут неверно истолковать сообщение отправителя. Это особенно верно для отправителей, которые не просматривают свои сообщения до того, как отправят их.

6. Почтовые сообщения могут содержать вирусы. Лучше знать об этой возможности, чтобы быть осторожным при открытии сообщений от людей, которых вы не знаете, или при загрузке вложений.

7. Электронная почта должна быть короткой и краткой. Это особенно сложно, если вы отправляете слишком длинные сообщения.

8. Электронная почта требует своевременных ответов. В то время как некоторые люди склонны игнорировать сообщения, на те, которые требуют ответов, следует отвечать, как только они получены и прочитаны. Если нет, срочные и важные сообщения могут быть оставлены без внимания.

Улучшение общения по электронной почте в организации

Любите это или ненавидите, электронная почта, вероятно, здесь, чтобы остаться надолго. Это не должно быть проклятием корпоративной жизни, если вы предпримете шаги, чтобы заставить ее работать более эффективно для вашей организации, признавая как ее сильные стороны, так и ограничения, и включая ее вместе с другими внутренними инструментами и каналами связи. Активное улучшение электронной почты сделает ее гораздо более ценным инструментом внутренней коммуникации.

Эффективное общение по электронной почте на рабочем месте достижимо, если вы установите четкие руководящие принципы для сотрудников относительно надлежащего использования электронной почты.

Это включает:

  1. Сведение к минимуму использования электронной почты, когда есть более эффективный вариант замены электронной почты, такой как личный разговор с коллегой, использование мессенджера, обмен идеями на платформе проекта и т.д.
  2. Сотрудникам не следует нажимать «ответить всем» или отвечать ненужными электронными письмами, такими как «хорошо» или «спасибо».
  3. Электронные письма следует отправлять только соответствующим сотрудникам.
  4. Ограничение доступа для тех, кто может отправлять электронные письма всей организации.
  5. Поощрение сотрудников к принятию «почтовых ящиков» или аналогичных программ для сокращения их электронных писем.
  6. Использование четких сюжетных линий, на которые люди могут взглянуть и мгновенно узнать, о чем пойдет речь.
  7. Электронная почта должна быть четкой, лаконичной и легкой для понимания.
  8. Поощряйте сотрудников удалять ненужные электронные письма и создавать хорошие архивные системы для хранения важных электронных писем, которые могут им понадобиться в будущем.

Другие полезные статьи об электронной почте

Лента главных новостей
Создайте почту

Создайте почту

@online.ua

Создать аккаунт