Електронна пошта - правила сучасного етикету ділового email-листування

На сьогоднішній день електронна пошта – це не лише засіб спілкування та передачі інформації, але також спосіб ведення бізнесу. За допомогою електронної пошти можна домовитись про зустріч, надіслати необхідні документи, запропонувати співпрацю тощо. Проте, чим більше функцій виконує електронна пошта, тим більше з’являється правил її використання.

Основні правила ділового листування:

1. Привітання та звернення

Сучасний діловий етикет не допускає відсутності привітання. Це може розцінюватися як неповага до співрозмовника. Тому будь-яке повідомлення завжди необхідно розпочати з привітання. І краще, якщо воно буде індивідуальним. Якщо доречно, то можна назвати одержувача листа на ім'я, а якщо ні, то обов'язково на ім'я та по батькові. Звертатися до людини рекомендується суворо на «Ви», а фамільярність потрібно залишити для друзів і родичів.

2. Історія

На самому початку процесу відповіді на отриманий раніше лист необхідно використовувати кнопку «відповісти». Після чого відкриється новий лист, який нижче буде повторювати зміст попереднього. Це потрібно для того, щоб усі учасники ділового листування будь-якої миті могли згадати те, про що йшлося до цього.

3. Швидка відповідь

Чим раніше буде надіслано відповідь на отриманий лист, тим краще. В ідеалі – протягом кількох годин. Доречно також відповісти протягом доби. Проте надто довга відповідь може негативно позначитися на репутації листа одержувача.

4. Тема

Також дуже важливо при надісланні листа вказати його тему. Це не тільки допоможе одержувачу швидко знайти цей лист у потрібний момент, але й може зацікавити його в подальшій співпраці з відправником.

5. Конкретика

Писати повідомлення потрібно, вказуючи конкретну інформацію. Не слід змушувати співрозмовника здогадуватися про що йшлося. Якщо проблеми дуже неочевидні, слід додати більше деталей: результат, ціль, досягнення. Проте без зайвої інформації! Час дуже цінний ресурс.

6. Короткість

Попередній пункт зовсім не означає, що потрібно опускатися до найменших подробиць. Описуючи, наприклад, проблему та труднощі, які за нею пішли, не варто пускатися в розповідь про життя, юність чи плани на майбутнє. Ідеальний лист має поміститися на один «екран», без прокручування, або ж на один аркуш формату А4.

7. Подяка

На завершення тексту повідомлення за правилами сучасного ділового етикету завжди необхідно дякувати співрозмовнику за увагу або час.

Ключові помилки у діловому листуванні:

1. Зловживання розділовими знаками

Навіть незважаючи на можливий емоційний стан відправника повідомлення в момент його написання, використання великої кількості знаків оклику або знаки питання – неприпустимо. Цілком достатньо одного. Те ж саме відноситься до багатокрапки.

2. Різні шрифти та розміри літер

Сучасні програми-редактори тексту або сервіси для електронного спілкування дозволяють використовувати безліч шрифтів, розмірів і кольорів літер. Однак у діловому листуванні вживання в одному листі більше одного шрифту або слів різного кольору є неприпустимим. Те саме стосується і великих букв. Друкувати весь текст, окремі слова або тему повідомлення великими літерами вважається поганим тоном.

3. Смайли та емодзі(жи)

Діловий лист у жодному разі не варто супроводжувати «милими» картинками, смайликами і так далі. А щоб донести емоції до одержувача повідомлення, якщо це необхідно, краще використовувати лексику.

Таким чином, враховуючи всі правила ділового етикету, при складанні електронного листа необхідно бути ввічливим, уважним, грамотним та вдячним, а також коротко, точно та однозначно висловлювати свої думки.