Переваги та недоліки електронної пошти длязв'язку в компанії

Електронна пошта, як і раніше, є одним з найбільш широко використовуваних засобів комунікації на робочому місці сьогодні. Тим не менш, хоча електронна пошта, як і раніше, є середовищем для багатьох людей, компанії виявляють, що її недоліки перевершують її переваги, якщо вони не роблять кроків для покращення зв'язку електронною поштою.

Переваги електронної пошти для внутрішніх комунікацій

1. Електронна пошта – це безкоштовний інструмент. Після того, як ви підключені до інтернету, вам більше не доведеться витрачати гроші на надсилання та отримання повідомлень.

2. Швидкість передачі повідомлень. Після того, як ви закінчили складання повідомлення, відправити його так само просто, як натиснути кнопку. Електронна пошта, особливо якщо система електронної пошти інтегрована в мережу, відправляється, доставляється та читається практично відразу.

3. Електронна пошта проста у використанні. Як тільки ваш обліковий запис налаштований, складати, надсилати та отримувати повідомлення дуже просто. Крім того, електронна пошта забезпечує легкий та швидкий доступ до інформації та контактів.

4. Повідомлення, надіслані та отримані, можуть зберігатися та переглядатися безпечно та легко. Набагато легше переглядати старі повідомлення електронної пошти, ніж старі нотатки, написані на папері.

5. Електронна пошта доступна з будь-якої точки світу, якщо у вас є підключення до мережі. Незалежно від того, чи знаходитесь ви в офісі або в полі, або навіть за кордоном, ви можете отримати доступ до поштової скриньки та переглядати свої повідомлення.

6. Ви можете не тільки скоротити витрати на папір, але й зменшити збитки, які завдає використання паперу навколишньому середовищу.

7. Електронна пошта дозволяє масово надсилати повідомлення. Ефективний носій, який можна використовувати для доставки вашого повідомлення, можна надіслати одне конкретне повідомлення відразу декільком одержувачам.

8. Електронна пошта забезпечує миттєвий доступ до інформації та файлів. Ви можете надсилати собі файли та зберігати повідомлення, щоб у вас був ланцюжок розмов та взаємодій, які ви ведете онлайн, на випадок, якщо вони вам знадобляться у майбутньому.

З іншого боку, хоча електронна пошта, безумовно, має свої переваги, вона також може мати недоліки, особливо якщо на робочому місці відсутня система оповіщення електронною поштою.

Недоліки електронної пошти для внутрішніх комунікацій

1. Електронна пошта може викликати інформаційне навантаження. Деякі повідомлення можуть бути відхилені або залишені непрочитаними, особливо якщо надходить багато повідомлень, і мережа не інтегрувала будь-яку систему оповіщення електронною поштою в комп'ютери на роботі.

2. Електронній пошті не вистачає особистого контакту. Деякі речі краще відправляти у паперовому варіанті.

3. Робота з кожним листом може стати на заваді загальній діяльності, оскільки вимагає часу. Це порушення зменшується за рахунок використання системи оповіщення електронною поштою.

4. Електронна пошта не може бути проігнорована протягом тривалого часу. Справа в тому, що електронна пошта потребує постійного обслуговування. Якщо ви проігноруєте це, все більше і більше повідомлень надходитимуть до вашої поштової скриньки, поки не дійде до того, що ваша поштова скринька більше не буде керованою.

5. Електронна пошта може викликати непорозуміння. Оскільки електронна пошта не включає невербальне спілкування, одержувачі можуть неправильно тлумачити повідомлення відправника. Це особливо вірно для відправників, які не переглядають свої повідомлення перед тим, як відправляють їх.

6. Поштові повідомлення можуть містити віруси. Краще знати про цю можливість, щоб бути обережним під час відкриття повідомлень від людей, яких ви не знаєте, або завантаження вкладень.

7. Електронна пошта має бути короткою. Це особливо складно, якщо ви надсилаєте надто довгі повідомлення.

8. Електронна пошта потребує своєчасних відповідей. У той час, як деякі люди схильні ігнорувати повідомлення, на ті, які вимагають відповіді, слід відповідати, як тільки вони отримані та прочитані. Якщо ні, термінові та важливі повідомлення можуть бути залишені поза увагою.

Поліпшення спілкування електронною поштою в організації

Любіть це або ненавидьте, електронна пошта, мабуть, тут, щоб залишитися надовго. Це не повинно бути прокляттям корпоративного життя, якщо ви зробите кроки, щоб змусити її працювати більш ефективно для вашої організації, визнаючи як її сильні сторони, так і обмеження, включаючи її разом з іншими внутрішніми інструментами та каналами зв'язку. Активне покращення електронної пошти зробить її набагато ціннішим інструментом внутрішньої комунікації.

Ефективне спілкування електронною поштою на робочому місці можна досягти, якщо ви встановите чіткі керівні принципи для працівників щодо належного використання електронної пошти.

>Це включає:

  1. Зведення до мінімуму використання електронної пошти, коли є більш ефективний варіант заміни електронної пошти, такий як особиста розмова з колегою, викрористання месенджера, обмін ідеями на платформі проєкту, тощо.
  2. Співробітникам не слід натискати "відповісти всім" або відповідати непотрібними електронними листами, такими як "добре" або "дякую".
  3. Електронні листи слід надсилати лише відповідним працівникам.
  4. Обмеження доступу для тих, хто може надсилати електронні листи всієї організації.
  5. Заохочення працівників до прийняття «поштових скриньок» або аналогічних програм для скорочення їх електронних листів.
  6. Використання чітких сюжетних ліній, на які люди можуть подивитись і миттєво дізнатися, про що йтиметься.
  7. Електронна пошта має бути чіткою, лаконічною та легкою для розуміння.
  8. Заохочуйте співробітників видаляти непотрібні електронні листи та створювати хороші архівні системи для зберігання важливих електронних листів, які можуть знадобитися в майбутньому.

Інші корисні статті про електронну пошту

Стрічка головних новин
Создайте почту

Создайте почту

@online.ua

Создать аккаунт